Les invitations à votre événement sont lancées. Votre cœur bat, il vous tarde de recevoir les réponses positives de vos convives. Mais si ce n’était pas le cas ?

Parce qu’ils ont autre chose de prévu, que l’emplacement ne les arrange pas ou qu’ils n’en ont tout simplement pas envie, vos invités ont plus d’une raison de vous dire non. Peu importe le temps et l’argent que vous aurez investi si vous n’arrivez pas à les séduire en amont.

Il existe toutefois plus d’une astuce pour augmenter le taux de participation à votre événement d’entreprise. L’agence UNEXPECTED vous en partage 6 dans cet article.

1. Concevez un vrai plan d’invitation 📬

Attribuez à votre plan d’invitation les mêmes caractéristiques qu’une campagne de communication : des dates, du contenu engageant, un canal approprié.

Le premier temps fort devra survenir entre deux et trois mois en avance. Ensuite, nous vous préconisons de relancer au minimum :

• 2 à 4 semaines avant le jour J en guise de rappel général.
• 3 à 5 jours avant avec de nouvelles informations.

Ici, vous pouvez jouer l’effet de surprise. Dévoilez une information qui fera peut-être pencher la balance des indécis en faveur de votre événement.

• Le jour même ou à J-1 avec un rappel tous les renseignements pratiques comme l’adresse et les transports, ainsi que les horaires.

Selon votre cible et votre objectif, les réseaux sociaux peuvent représenter un canal de communication stratégique sur lequel partager vos relances. Vous toucherez un grand nombre de personnes en un temps réduit.

2. Envoyez une invitation originale 🎁

Jetez un œil à votre boîte mail. Combien de mails sont en attente de lecture ? Sûrement un peu trop à votre goût, n’est-ce pas ? Partez du principe qu’il en est de même pour celles et ceux que vous espérez voir à votre événement.

Rappelez-vous que vous devez, avant tout, donner envie. Cela commence dès l’envoi des invitations ! Exit le mail qui va se perdre entre publicités et requêtes professionnelles : préférez une invitation originale et personnalisée. Une invitation physique est un moyen efficace de se différencier.

3. Réalisez un teaser vidéo 🎥

Vous avez la certitude que votre événement sera super, mais les autres, eux, ne le savent pas. Appliquez l’adage qui affirme qu’une image vaut mieux que mille mots en réalisant un teaser vidéo qui suscitera curiosité et excitation.

Quelques règles de base pour un teaser vidéo quali :

• La vidéo doit être courte.
• Rappelez les informations clés de votre événement (nom, date, lieu, dress code…).
• Insérez un call-to-action qui renvoie vers la plateforme d’inscription.
• Glissez des images inspirantes en lien avec le programme et, pourquoi pas, quelques images du lieu dont le décor doit faire rêver !
• Jouez avec les chiffres, car ils ajoutent du concret. Exemple : 2 invités VIP surprise !

Découvrez le teaser de Monoprix pour qui UNEXPECTED avait organisé le Monoprix Morning Show : 19 dates en France pour faire découvrir la culture Monoprix à tous les nouveaux alternants.

4. Faites une promesse ✋

Toujours dans le but de capter l’attention, donnez à vos convives une vraie bonne raison de participer à votre événement. Promettez-leur quelque chose qui mérite le déplacement. Par exemple :

• La venue d’une célébrité qu’ils n’auront pas l’occasion de voir ailleurs.
• Du contenu exclusif à découvrir lors de l’événement (un produit ou une info en avant-première, une réduction, la conférence d’un speaker connu, un cadeau…). Le seul moyen de l’avoir, c’est d’y être !
• Les résultats d’un concours lancé au préalable et la remise des prix.
• Une expérience inédite que les participants n’auront a priori jamais vécue… Si vous manquez d’inspiration, sachez que la team UNEXPECTED adore imaginer ce type d’expérience surprenante pour ses clients…

Attention, toute promesse faite doit être tenue !

5. Valorisez les éditions précédentes ❤️

Quels ont été, jusqu’à présent, les plus beaux succès de votre entreprise en termes d’événement ? Vous avez sûrement en tête des moments forts qui ont eu lieu lors d’une soirée, d’une conférence ou d’un team building. Ces moments sont votre carte de visite. N’hésitez pas à les (re)partager dans votre teaser vidéo par exemple, sous forme d’images ou de chiffres/statistiques, ou via les réseaux sociaux.

6. Rendez les choses simples 👌

Si vous avez eu la bonne idée d’opter pour une invitation physique, celle-ci peut être doublée d’un site Internet dédié à votre événement. Sur celui-ci, toutes les informations essentielles de votre événement seront regroupées et ainsi accessibles en trois clics.

Les inscriptions doivent elles aussi pouvoir se faire en quelques clics. Il en va de même pour les annulations, ce qui vous évitera les no show.

Qu’est-ce qu’un no show ?

En parallèle, les conseils ci-dessus vous aideront en effet à réduire les no show de vos événements. Ce terme est utilisé pour désigner les personnes qui se sont bien inscrites à votre événement, mais ne sont pas venues. Il se calcule ainsi :

Taux de no show = (Nombre d’inscrits absents / Nombre total d’inscrits)*100

Exemple :

• Nombre total d’inscrits = 200
• Nombre d’inscrits absents = 70
• Taux de no show = (70/200)*100 = 35

Dans cet exemple, le taux de no show est de 35 %.

Mais rassurez-vous, ce résultat ne sera pas le vôtre maintenant que vous avez terminé la lecture de cet article et que vous savez comment augmenter le taux de participation à votre événement !