Trouver une agence événementielle qui vous inspire confiance, c’est déjà une chose. Réussir à lui faire comprendre l’événement parfait que vous avez en tête, c’en est une autre ! C’est là qu’intervient le brief, ou cahier des charges.

Cette étape clé permet aux agences que vous sollicitez de cerner l’événement qui vous fait rêver pour être en mesure de le recréer de toute pièce.

Vous trouverez dans cet article toutes les informations utiles à insérer dans le brief que vous allez rédiger pour une agence événementielle. Comprenez bien que plus elles auront d’informations précises, plus elles seront pertinentes dans leur proposition.

Le moment du brief est essentiel et vous devez consacrer le temps nécessaire, de préférence avec l'ensemble des décisionnaires, pour qu'il soit le plus complet possible. Toute évolution du brief par la suite sera une perte de temps pour vous, la ou les agences sollicitées, et l'ensemble des prestataires auxquels elles feront appel. Pour le bien de votre évènement, il est important de rédiger, dès le début de votre projet, un brief digne de ce nom.

Les indispensables ✅

• L'objectif : Les motivations peuvent être multiples et se recroiser : créer du lien, fédérer les équipes, passer un message, s'amuser, fêter un nouveau projet… En bref, pourquoi voulez-vous organiser cet événement ?

• La typologie d'évènement : Après le « pourquoi » vient le « quoi ». Souhaitez-vous organiser un Kick Off ? Un anniversaire d’entreprise ? Un Team Building ? Une soirée client ?

• La date : Mais au fait ce super événement, ce sera quand ? Nous vous recommandons d’éviter d'avoir une date unique fixe. Mieux vaut être flexible et avoir plusieurs dates en option, notamment pour ne pas passer à côté d'un lieu génial qui serait déjà privatisé à la date souhaitée.

• La localisation : Avez-vous déjà un lieu ou souhaitez-vous en trouver un ? Le cas échéant, dans quel périmètre ? Paris intramuros ? Ile-de-France ? En région ?

• Les horaires et le programme prévisionnel : Allez-vous réunir vos équipes pour quelques heures ou les encourager à danser jusqu’au bout de la nuit ? Définissez également un programme prévisionnel, même s'il n'est pas très précis dans un premier temps.
  
  Exemple : 19h : arrivée des invités - 20h : discours du président - 20h30 : lancement du cocktail et des animations - 22h30 : soirée dansante / DJ - 1h00 : fin de l'évènement

• Le nombre d’invités : Il est souvent compliqué d’estimer le nombre d’invités à l’avance, mais vous devez tout de même avoir une idée assez précise de ce nombre. Cela permettra notamment d'orienter les recherches du lieu. Dans l’idéal, écrivez dans votre brief une fourchette basse et une fourchette haute.
  Nos conseils pour réduire les no show !

• Le catering : Plutôt diner gastronomique ou cocktail dinatoire 20 pièces ? Street-food, tapas, pièces cocktail, animations culinaires, champagne, bière, vin, cocktails… Les choix sont nombreux, d'où la nécessité d'exprimer vos envies. N’oubliez pas de prendre en compte les éventuelles restrictions alimentaires de vos invités.

• Le budget : Nous allons vous faire une grande révélation : l'évènement qui sera organisé dépend du budget que vous souhaitez lui allouer. Vous pouvez indiquer un budget total, par personne ou communiquer une fourchette de prix, en essayant toutefois d'être le plus précis possible. Sans budget, aucune agence ne pourra avancer sur votre projet, les possibilités sont bien trop nombreuses.

• Les deadlines : Si l'agence retenue prendra la main sur les deadlines à respecter pour la production de votre évènement, vous devez de votre côté fournir vos deadline internes. Quand souhaitez-vous obtenir une proposition de l'agence ? Quand allez-vous envoyer vos invitations ?

Pour peaufiner votre brief 👌

• Le profil de vos invités : Comme lorsqu’on définit ses personas pour savoir quel message leur adresser et comment, vous devez connaître votre public pour savoir quelles sont leurs préférences et leurs attentes. Quel est l’âge moyen des invités ? La répartition homme / femme ? Quelles sont leurs valeurs ?

• Le type de lieu : Ha le choix du lieu ! Il est essentiel et va bien souvent définir l'ambiance de l'évènement. Souhaitez-vous privatiser une péniche ? Un rooftop ? Un lotf ? Un lieu culturel ? N’ayez pas peur de voir les choses en grand, l’agence événementielle qui répondra à votre demande est justement là pour vous dénicher le lieu parfait.
  
  Le saviez-vous ? Chez UNEXPECTED, nous sommes en veille permanente pour dénicher les lieux les plus incroyables pour vos évènements.

• L’ambiance : Si vous connaissez le type de lieu que vous voulez, vous savez certainement l’ambiance que vous imaginez. Conviviale ? Chic ? Corporate ?

• Le thème / fil rouge : Définir un thème et/ou un fil rouge permet d'assurer une cohérence à votre évènement, des invitations à la nourriture, en passant par la scénographie. Si vous avez une idée bien précise en tête, précisez-la dans votre brief pour orienter les recherches de l'agence.
  En manque d'idée ? Découvrez 5 idées de thèmes pour votre prochaine soirée professionnelle.

• Les animations : Rien d’obligatoire mais il est vrai que les animations sont toujours appréciées des participants. Avez-vous des idées précises d'animation (collaborative, créative, festive...) ou souhaitez-vous que l'agence sollicitée vous en propose ?

• Les besoins techniques : Avez-vous des besoins techniques particuliers pour votre évènement ? Sonorisation des espaces, montage d'une scène en extérieur, mise en lumière des espaces, livestream...

• Les besoins de personnel : Si les agences évènementielles vous proposent généralement eux-mêmes le personnel nécessaire, il est toujours préférable de préciser vos besoins. Souhaitez-vous que vos invités soient accueillis par des hôtesses ? Avez-vous besoin d'une sécurité renforcée ?

• Les autres besoins : Souhaitez vous avoir un parking à proximité ? Le lieu doit-il disposer d'un espace fumeur ? Voulez-vous un espace à la lumière du jour ? Faut-il mettre en place une navette ? Est-ce à l'agence de gérer l'envoi des invitations ? Avez-vous besoin d'un photographe ?

• Vos événements précédents : Vous avez des références à fournir à l’agence événementielle ? C’est le moment ! Vous avez peut-être des points que vous avez particulièrement apprécié lors d’événements précédents ou, au contraire, des choses que vous voulez à tout prix éviter. Exprimez vous, ce brief est à vous !

Vous avez besoin d'aide pour rédiger votre brief ?

Chez UNEXPECTED, nous avons à cœur de vous accompagner, de la prise de brief à la production de votre évènement. Alors si vous avez du mal à rédiger votre cahier des charges, ou que vous vous posez encore des questions sur le meilleur format d'évènement, n'hésitez pas à nous solliciter !