« Je vais intégrer le rough à notre reco, on est 3 agences sur cet AO, il faut les faire rêver ! »

« On commence le montage vers 9 h avec les roads, on est en filage technique l'après-midi et on installe la scéno ensuite. »

Vous n’avez pas compris grand-chose à ces deux phrases, voire rien du tout ? C’est normal, nous avons nous aussi dans l’événementiel un jargon qui nous permet d’échanger de façon claire et rapide. Ne vous inquiétez pas, vous manierez ce vocabulaire comme un professionnel une fois que vous serez familier de ce glossaire événementiel !

Accès PMR

Accessibilité aux Personnes à Mobilité Réduite.

Activation

Evénement visant à développer la notoriété d'une marque auprès de son public.

Aftermovie

Une courte vidéo qui revient sur les meilleurs moments d’un événement.

Agence événementielle

Une agence spécialisée dans la conception et l’organisation d’événements.

Annonceur

Désigne l’organisation ou l'entité bénéficiaire d'un événement.

Animation déambulatoire

Une animation mobile, n’ayant pas besoin d’espace spécifique dans le lieu qui accueille l'événement.

Animation fixe

Une animation pour laquelle il faut déterminer un emplacement fixe dans le lieu qui accueille l'événement.

AO

Acronyme d’« Appel d’offres ». Il s’agit d’une procédure par laquelle un annonceur demande à plusieurs offreurs de lui faire une proposition commerciale, avant de faire son choix.

Brainstorming

Technique de recherche d’idées en équipe.

Brief

Aussi appelé cahier des charges, le brief recense les attentes et les besoins du client quant à l’événement à organiser. Ce document est destiné à l’agence événementielle, qui pourra alors émettre sa recommandation.

Vous vous demandez comment rédiger un brief événementiel ? Nous vous partageons tous nos conseils, du plus basique au plus pratique !

Catering

Dans le lexique événementiel, l’anglicisme « catering » désigne le service de restauration. Dans le cas d’un événement professionnel, il s’agit souvent du traiteur.

Chef de projet

Il ou elle est le chef d’orchestre des événements dont il a la charge : son rôle est d’être présent à chaque étape de l’événement (conception, recherche de prestataires, production, post-production, etc.) et de superviser l’équipe garante de son bon déroulement.

Pour mieux comprendre ce métier, découvrez le portrait de cheffes de projet événementiel de chez UNEXPECTED.

Cocktail dinatoire

Type de réception où le repas est servi debout. On y déguste essentiellement des variétés de bouchées apéritives et des rafraîchissements.

Colloque

Un événement au cours duquel se réunissent des spécialistes pour échanger sur des sujets précis.

Concept

Lors d’un événement, le concept correspond à l'approche théorique de l'événement qui va être proposé à l'annonceur. Le thème, le lieu, la scénographie ou encore le repas doivent alimenter ce concept.

Conducteur

Le document servant de fil conducteur à l’équipe technique. Toutes les étapes de l’événement y sont décrites afin que chacun sache quelle action effectuer à quel moment.  

Congrès

Un événement au cours duquel se rassemblent des personnes pour débattre autour d’une thématique donnée. Le congrès a tendance à réunir plus de monde que le colloque, ce dernier étant plus sélectif et étudiant un sujet plus précis.

Convention

Un événement soit interne dont l’objectif est similaire à celui d’une réunion de travail (réfléchir, former...) soit externe avec dans ce cas une visée de communication promotionnelle.

DMC

Acronyme de « Destination Management Company » utilisé pour parler d’une agence qui partage sa connaissance sur son marché local ou national à un organisateur étranger.

Duplex

Une technique de streaming vidéo reliant deux transmissions différentes sur un unique point d’accès vidéo.

Feuille de route

Document décrivant heure par heure le déroulé de l’événement, aussi appelé « Roadbook ».

Fil rouge

L’idée maîtresse ou l’élément central autour duquel on va concevoir un événement. Sa récurrence assure la cohérence de l’événement.

Filage

Une répétition générale, dans le lieu de l’événement, avec l’ensemble des intervenants. Cela permet notamment de se rendre compte de la durée des interventions et de travailler les transitions ainsi que l’aspect technique (son et lumière).

Filage technique

Une répétition grandeur nature d’un événement axée sur la partie technique.

Gala

Sous forme de diner ou de soirée, le gala est un événement organisé pour une célébration exceptionnelle (clôture d'un congrès, remise de prix, lancement d'un produit…).

Grill

Une structure servant à accrocher du matériel technique (son et lumière).

Incentive

Signifie « motivation » en anglais. On l’utilise en entreprise pour parler des actions mises en place pour stimuler et entretenir la motivation des équipes.

Kick Off

Un événement marquant le lancement de quelque chose : un service, un produit, une stratégie, une nouvelle organisation de travail… Il s’agit à la fois de présenter le projet en question et de fédérer les acteurs autour de celui-ci.

Lancement de produit

Un événement destiné à la promotion d’un nouveau produit ou d'une nouvelle gamme de produit.

Location sèche

Location d’un lieu sans aucune autre prestation annexe.

MICE

MICE est l’acronyme anglais de Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions. Il désigne le tourisme d’affaires, c’est-à-dire l'activité hôtelière et touristique en lien avec des événements de la vie des entreprises (réunions, conférences, etc.).

Montage

La mise en place physique de l’événement : la scénographie, la régie, le traiteur, etc. La fin de l’événement s’accompagne du démontage.

Norme ISO 20121

Une norme dont l’objectif est de favoriser les bonnes pratiques en termes de développement durable et d’impact social dans le secteur de l’événementiel.

Office traiteur

Un espace équipé du nécessaire de cuisine mis à la disposition du traiteur.

Offre privilège

Une offre qu’un prestataire événementiel propose par le biais de la vente privée.

Oriflamme

Un drapeau publicitaire personnalisable sur pied et en tissu.

Outbound & Inbound

Signifie aller-retour : Out depuis l’aéroport d’origine et In à l’aéroport d’origine.

Pax

Si on vous demande le nombre de « pax », il s’agit tout simplement du nombre de participants.

Photobooth

Une borne photo autonome à disposition des participants d'un événement.

UNEXPECTED vous révèle 6 animations photo pour changer du traditionnel Photobooth.

Photocall

Un espace où les participants sont invités à poser afin d’être pris en photo par un photographe. Cela se fait généralement devant un décor ou un mur d’images (visuels de l’entreprise, des sponsors…).

Pitch

Un discours bref et impactant. L’objectif est généralement de convaincre en quelques minutes.

Plénière

Une réunion à laquelle est convié l’ensemble des participants d’un événement.

PLV

Acronyme de « Promotion sur Lieu de Vente ». Désigne les moyens publicitaires (présentoir, affichettes…) déployés pour communiquer sur un produit, un service ou une offre dans un lieu physique.

Prestataire

Professionnel qui propose une prestation lors de l’événement. Celle-ci peut prendre de nombreuses formes : animation, décoration, traiteur, photographe, voiturier…

Privatisation

Réservation exclusivement pour vos invités d’un lieu à une date donnée. La privatisation d’un lieu peut être partielle (une salle) ou totale.  

Production

L'ensemble des actions grâce auxquelles un événement prend vie. La production correspond à la phase où les équipes sont sur le terrain pour rendre l'événement réel.

Post-production

Le traitement postérieur à l'événement pour finaliser un projet : factures, récupération des photos, échanges divers, débrief avec le client, réalisation d'un aftermovie...

Recommandations

À la suite d’un appel d’offres ou de la réception du brief, l’agence événementielle formule une « reco », c’est-à-dire qu’elle présente le projet événementiel imaginé afin de répondre à la problématique du client.

Réunion en théâtre

Format de réunion similaire à celui du théâtre : le speaker est seul face aux spectateurs alignés.

Réunion en U

Dans ce format de réunion, les participants sont installés autour de tables formant un « U ».

Réunion en board

Dans ce format de réunion, les interlocuteurs sont placés tout autour de la table.

Régie

Ce terme désigne à la fois le local technique dans lequel se trouve le matériel audio et vidéo d’un événement, que les techniciens eux-mêmes. Ces deniers, également appelés « régisseurs », ont accès aux commandes grâce auxquelles ils orchestrent l’aspect technique de l’événement.

Rétro-planning

Calendrier qui détaille le déroulé d’un événement et/ou de sa préparation. Des responsables sont assignés pour chaque étape, avec une échéance à respecter.

Rétro-commission

Somme versée par certains lieux évènementiels aux agences et autres apporteurs d'affaire pour la location ou privatisation d'un de leurs espaces.

Rider

Fiche technique de référence lors d’un showcase ou concert. Elle contient de nombreuses informations concernant à la fois le hors scène (parking, repas, hébergement, loges…) et ce qu’il se passe sur scène (lumière, son, câblages…).

Road

Une personne responsable du déchargement et des premières étapes du montage des infrastructures d’un événement (audiovisuel, climatisation, décoration, mobilier…).

Roadbook

Terme anglais signifiant « carnet de route » utilisé pour parler du document décrivant heure par heure le déroulé de l’événement.

Road-show

Une série d’événements se déroulant à différents endroits. L’idée est d’aller à la rencontre des participants ou des prospects pour promouvoir un produit, un service, voire l’image de l’entreprise.

L’agence UNEXPECTED a par exemple organisé un road-show de 19 dates en France pour Monoprix pour faire découvrir la culture de l’entreprise à ses nouveaux alternants.

Rough

Une illustration donnant au client un aperçu visuel du rendu scénographique de son événement, afin de se rendre compte de l’espace et de l’atmosphère du lieu.

Scénographie

L’art de concevoir puis de mettre en scène un espace via des moyens techniques (son, lumière, décor) dans le but de créer une ambiance, une immersion.

Séminaire

Un événement interne sur une ou plusieurs journées qui oscille généralement entre moments de détente et sessions de travail avec comme objectif d’avancer sur un projet commun.

Séminaire résidentiel

L’ajout du terme « résidentiel » signifie que le séminaire inclut l’hébergement et la restauration (au moins un soir + un matin). Ce type de séminaire se déroule donc sur plusieurs journées.

Séminaire semi-résidentiel

Bien que l’hébergement soit toujours inclus, l’ajout du terme « semi » indique que les participants du séminaire sont libres de faire ce qu’ils souhaitent durant leurs soirées.

Showroom

Un lieu dédié à la mise en avant et à la vente de produits d’une entreprise.

Sous-commission

Une réunion pour laquelle les participants sont organisés en petits groupes.

Spare

Le matériel et les accessoires de rechange, disponibles si besoin.

Streaming

Diffusion d’un événement en direct sur Internet ou sur un réseau privé.

Symposium

Congrès scientifique ou culturel.

Tasting

Atelier de dégustation visant à valider le traiteur d'un évènement ou de sélectionner les pièces et plats qui y seront servis

Team Building

Événement interne destiné à renforcer la cohésion d’équipe, à travers des animations ludiques.

Team Learning

Une animation visant à la fois à renforcer la cohésion d’équipe et à enseigner des compétences.

Tour Leader

Un accompagnateur qui s’assure du bon déroulement d’un programme touristique, de l’accueil des participants en passant par les des différentes activités (visites, circuits…) qui composent le séjour.

TMC

Acronyme de « Travel Management Company » utilisé pour parler d’une agence spécialisée dans les voyages d’affaires.

Venue Finding

Désigne une agence ou un prestataire qui concentre son expertise sur la sélection et la recommandation de lieux.

Workshop

Un atelier de travail collaboratif axé sur une problématique commune, définie en amont.