Lorsqu’on assiste à un événement en tant qu’invité, il nous arrive rarement de penser à toutes les personnes qui ont été nécessaires à sa réalisation. On profite simplement du moment, et c’est tant mieux. Cela veut dire que celles et ceux qui sont derrière l’événement ont accompli leur mission.
Mais même si l’on décidait de réfléchir à l’ampleur du travail, notre regard extérieur n’en soupçonnerait qu’une part incomplète. Nous allons vous présenter certains de ces acteurs exerçant en agence événementielle, ces cerveaux et ces petites mains grâce auxquels la magie opère le jour J !
Si l’univers de l’événementiel vous attire, cette lecture pourra aussi être l’occasion de faire connaissance avec ces professions qui ne laissent jamais le temps de s’ennuyer…
Directeur d’agence 👩💼
Le champ de ses responsabilités variant en fonction de la taille de sa structure, le directeur d’agence a tout intérêt à être polyvalent. De manière générale, celui-ci représente l'agence. Il en donne la vision, la stratégie et gère son exécution. Sa mission est d’assurer la gestion financière et administrative de l’agence afin de la maintenir en bonne santé. Il joue également un rôle de manager, supervisant le recrutement, le bien-être ainsi que l’évolution de ses collaborateurs.
Directeur conseil 🕵
Rattaché à la Direction générale, le directeur conseil aiguille les clients sur la stratégie à adopter en fonction de l’objectif de leur événement et de leurs contraintes. Il veille à la qualité des livrables. Cela passe notamment par le respect du cahier des charges, des délais et du budget. Il chapeaute pour cela les équipes projets.
Responsable clientèle 🤝
Le responsable clientèle a pour mission de développer le portefeuille clients de l’agence événementielle. Pour cela, il ou elle va consacrer une part importante de ses journées à la prospection (via LinkedIn, par email, par téléphone…). Un autre aspect majeur de sa mission est la création d'une relation durable avec les clients pour augmenter les chances de fidélisation.
Directeur de projet 💁♂️
Le directeur de projet supervise les événements dans leur intégralité. Il intervient ou est disponible en appui dès la réception d’une demande client, puis à toutes les étapes du projet (conception, réalisation, production). En étroite collaboration avec les chefs de projet, le directeur de projet préconise la meilleure offre événementielle qui soit puis veille à sa concrétisation.
Chef·fe de projet 🙋♀️
Un chef de projet événementiel donne vie aux briefs des clients de l’agence. Cela signifie qu’ils imaginent puis conçoivent des événements, en prenant en compte les désirs et contraintes du client (lieu, budget, nombre de personnes…). Sens de l’organisation, gestion du stress, autonomie ou encore créativité font partie des qualités essentielles de tout chef de projet.
Assistant·e chef·fe de projet 🏃
Les missions de l’assistant chef de projet s’apparentent beaucoup à celles du chef de projet. Son quotidien consiste en effet à imaginer puis produire les événements dont est responsable son chef de projet. Il aide ce dernier dans les recherches, la rédaction des reco, etc. Il n’y a pas de prise de décision côté assistant chef de projet.
Directeur de production 👨💻
Le directeur de production travaille avec le responsable de production et les chargés de production. Il établit des budgets ainsi qu’un planning de travail, toujours en respectant le cahier des charges et les délais de ses clients.
Directeur logistique 📦
Le directeur logistique s’occupe de la gestion logistique événementielle et prodigue ses meilleurs conseils à ce sujet. La gestion inclut l'identification des besoins en matière de ressources, la négociation des contrats avec les fournisseurs, la coordination de la logistique de transport, la supervision des installations et la gestion du personnel.
Directeur technique 👷
En amont de l’événement, le directeur technique identifie les prestataires techniques nécessaires au projet. Il exerce le suivi du matériel avant, pendant et après l’événement. Le jour J, il encadre les équipes techniques et doit être capable de prendre des décisions rapides en cas de problème technique. Il a également un rôle de conseiller sur son expertise.
Topeur ⏱
Comme l'indique son nom, le topeur est celui qui donne le top départ (d'une musique, d'un discours, d'une animation...) et lance les décomptes. Chef d'orchestre de l'événement, il pilote les différents intervenants afin que tout se déroule comme prévu, en temps et en heure. Il peut être amené à diriger les répétitions à voix haute, à coacher les intervenants, à guider les techniciens ou encore à trouver des solutions dans un moment critique.
Directeur de création 👩🎨
Le directeur de création supervise l’équipe création, pouvant comprendre par exemple un directeur artistique, un graphiste, un concepteur-rédacteur, etc. En partant de la demande d'un client, le directeur de création propose un plan d'action à son équipe. Celle-ci va alors faire appel à sa créativité pour lui donner vie. Le directeur de création pourra ainsi retenir les idées qui lui semblent les plus appropriées aux désirs du client, qu’il tentera de convaincre.
Directeur artistique 👨🎨
Le directeur artistique est avant tout un créatif, mais aussi un manager et un responsable client. Il réfléchit au concept fort, à la marque événementielle qui fera l’identité et l’originalité de l’événement. Il soumet ses propositions au client et les retravaille si besoin. Il répartit ensuite le travail entre les membres de son équipe (graphiste, photographe, scénographe...) puis supervise l’ensemble des étapes de la création.
Graphiste 🖌
Atout majeur pour la communication de l’événement, le graphiste conçoit des supports visuels destinés à attirer le public cible. Ils peuvent prendre la forme d'un logo, de flyers, PLV, etc. Ses créations véhiculent l’identité de l’événement ainsi que celle de l’entreprise organisatrice. Il est aussi capable de produire des roughs, c’est-à-dire des images graphiques du futur évènement, ou encore de designer des stands.
Scénographe 🎉
Le métier de scénographe événementiel consiste à créer, réaliser et gérer les espaces dans lesquels l’agence organise les événements de ses clients. Son objectif est de dépasser le cadre de la décoration événementielle, en créant un véritable univers immersif qui retiendra l’attention des invités. Les qualités artistiques sont donc au cœur de ce métier !
Découvrez les coulisses de ce métier à travers le portrait de Tiphanie, scénographe chez UNEXPECTED.
Décorateur 🎀
Alors que le scénographe joue avec les cinq sens des invités, le décorateur se concentre sur l’aspect visuel (matières, couleurs, lumières, meubles, etc.). Sous la responsabilité du scénographe et en étroite collaboration avec lui, le décorateur choisit l’agencement de l’espace ainsi que les éléments décoratifs qui créeront une ambiance répondant à la fois au concept et aux objectifs de l’événement.
Concepteur-rédacteur 🖋
Dans une agence événementielle, le concepteur-rédacteur écrit des messages clés et des histoires engageantes pour les événements. Son but est de susciter l'attention des participants et de renforcer l'image de marque de l'entreprise. Cela peut inclure la rédaction de scripts pour des discours, des présentations, des vidéos, des publicités, des articles, etc.
Les points communs des différents métiers en agence événementielle
Bien que cela ne soit pas une règle générale et que ces affirmations évoluent en fonction de la structure de l’agence, nous pouvons dire que celles et ceux qui travaillent dans dans une agence événementielle :
• Ont un bon sens de l’organisation ;
• Possèdent des qualités créatives ;
• Aiment le travail en équipe et le contact humain ;
• Gèrent bien la pression due au stress ;
• Ne comptent pas leurs heures ;
• Travaillent souvent avec des horaires décalés (soir, week-end) ;
• Sont avant tout passionnés par ce qu’ils font !
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