Un événement digital peut être perçu comme une émission TV personnalisée et interactive. À première vue plus simple à organiser qu’un événement physique, ce format amplifié par la crise du Covid a lui aussi son lot d’ingrédients indispensables pour capter et maintenir l’attention de vos invités distants. Découvrez-les dans cet article !

1. Une régie technique professionnelle

Vous avez la possibilité de louer un studio tout équipé ou, selon le prestataire auquel vous ferez appel, de monter une régie technique dans le lieu de votre choix. Avec UNEXPECTED, les deux options sont envisageables.

Evénement digital organisé par UNEXPECTED pour MC2I - Régie technique professionnelle

Nous vous déconseillons d’improviser votre tournage avec du matériel pseudo-professionnel ou en comptant sur les compétences de ce collègue qui assure qu’il a l’habitude de faire de beaux films de vacances. Pour tendre vers une réalisation quali, faites appels à des professionnels de l'audiovisuel qui feront intevenir une équipe technique dédiée et un réalisateur digne de ce nom. Côté technique, avoir plusieurs caméras est indispensable pour un évènement digital, cela apportera du dynamisme !

2. Un bon présentateur/animateur

Comme tout métier, celui d’animateur ne s’improvise pas. Nous vous donnerons donc le même conseil que pour le point précédent, c’est-à-dire de ne pas passer les commandes à n’importe qui. Engagez un présentateur professionnel qui, en plus de créer du rythme et de l’enthousiasme, vous apportera son expertise. Si votre budget le permet, pourquoi ne pas faire appel à un présentateur connu comme Denis Brogniart pour surprendre vos spectateurs ?

3. Une identité visuelle dédiée

A l'instar de vos émissions préférées, si vous souhaitez que votre évènement soit considéré comme réussi, vous devez créer une identité visuelle et sonore. Profitez de cette occasion pour faire ressortir vos valeurs dans cette identité afin de valoriser votre marque, en revisitant votre logo pour en créer un propre à cet évènement par exemple. La création d’un jingle sonore quand des invités arrivent ou sortent du plateau, ou encore un bandeau d’informations pour présenter les intervenants sont d’autres exemples d’atouts pour renforcer cette identité. Ici, le maître mot, c'est la cohérence !

4. Une scénographie forte

Comme sur un évènement physique, la scénographie a une importance capitale pour tout évènement digital. Avant d'attaquer cet aspect de votre évènement, ayez bien à l'esprit que vos invités ne voient votre plateau qu'à travers des caméras. A partir de là, la seule limite est celle de votre imagination : plateau classique avec vos interlocuteurs autour d'une table, ambiance plus posée avec fauteuils et canapés "comme à la maison", écran LED géant qui diffuse du contenu, fond vert pour projeter virtuellement votre présentateur dans l'espace ? A vous de choisir.

Evénement digital organisé par UNEXPECTED pour Avanade - Scénographie plage des iles et fond vert

5. Des interactions régulières

Engager les participants à distance n’est pas chose facile. Pour qu’ils se sentent acteurs de l’événement et non pas simples spectateurs, trouvez des façons de les impliquer régulièrement. Cela peut prendre la forme d’un nuage de mots, d’un quiz, d’un sondage, d’interactions en live… Nous avons une infinité d’idées pour augmenter l’engagement de vos invités !

6. Des séquences courtes et dynamiques

Les chiffres divergent trop pour que nous vous donnions une statistique fiable sur notre capacité d’attention, mais le meilleur exemple est encore de penser à votre propre cas. Combien de temps parvenez vous à rester concentré face à un écran d’ordinateur ?

Parce que vous avez sûrement pensé à quelque chose comme « pas très longtemps », n’oubliez pas que vos spectateurs sont comme vous. Ainsi, pour qu’ils ne s’ennuient pas, misez sur des séquences de quelques minutes et alternez les contenus : pitch, diffusion vidéo, interview, jeu…

Evènement digital organisé par UNEXPECTED pour MC2I - Masterclass Cocktails

7. Une plateforme de qualité

Une plateforme de diffusion de qualité permettra d’éviter ce moment gênant où quelqu’un est obligé de dire « Ah, je crois que nous avons un petit problème de connexion… ».

Cela permettra également d’accéder à d’autres fonctionnalités : inscriptions en ligne, gestion de sessions en parallèle, networking, live HD, interactions…

UNEXPECTED vous recommande les deux plateformes suivantes, parfaitement adaptés aux évènements digitaux :

• Eventmarker
• Swapcard

8. Des répétitions à répétition

Il y a des choses pour lesquelles il n’y a pas de secret. Pour valider un examen, il faut réviser. Pour finir un marathon, il faut s’entraîner. Et pour organiser un événement digital réussi, il faut répéter !

Evènement digital organisé par UNEXPECTED pour Great Place To Work - Répétitions plateau

Répétez dans les conditions réelles (changements de plans, jeux de lumière, musique, animations…) avec l’animateur et l’ensemble des intervenants. Tout en réglant les derniers détails, cela vous permettra de connaître la durée de votre événement afin de la respecter.

9. Une communication en temps et en heure

Comme tout événement, une communication en amont est indispensable à la réussite de celui-ci. Il serait dommage que tous les efforts déployés au cours des étapes ci-dessus l’aient été pour un petit nombre de personnes…

Pour votre communication pré-événement, UNEXPECTED vous conseille d’envoyer à minima :

• Une première invitation 2 à 3 mois avant pour le Save The Date
• Une relance 1 à 2 semaines avant l’événement pour donner les liens de connexion
• Une dernière relance 1 à 2 jours avant le jour J

10. Bonus : Une box envoyée au domicile des participants

Cette surprise est souvent très appréciée ! Sans être ensemble, les spectateurs partagent quelque chose en plus de ce qu’ils voient à travers leur écran. Une box peut contenir une boisson, de la nourriture, des goodies pour les aider à se mettre dans l’ambiance, ou un peu de tout cela à la fois !

Pas encore prêt à sauter le pas ? UNEXPECTED s’occupe de votre événement digital pour faire vivre un moment unique à vos invités malgré la distance ! Découvrez également comment rédiger un brief pour une agence événementielle.