La première chose que vous devez savoir pour réussir votre soirée de fin d’année, c’est que celle-ci a une saveur particulière qui en fait un événement très attendu. Car après des mois de labeur, le temps est désormais à l’amusement et aux remerciements. Cet article vous aidera à faire en sorte que vos équipes prennent du plaisir et se sentent valorisées, afin de repartir du bon pied pour une nouvelle année !

1. Analysez les soirées précédentes 📃

Albert Einstein disait à juste titre que « La folie, c’est se comporter de la même manière et s’attendre à un résultat différent. ».

Ainsi, la seule façon pour que votre prochaine soirée soit encore plus réussie que celle de l’édition précédente est d’avoir conscience de ce qui avait fonctionné ou non pour cette dernière.

Si vous n’aviez pas envoyé de questionnaire de satisfaction à la suite de votre ultime événement, prenez ce réflexe pour les suivants afin de recueillir les feedbacks de vos invités. Nous vous donnons en fin d’article deux plateformes pour créer vos questionnaires en quelques clics.

2. Soignez vos invitations 📫

N’espérez pas attirer l’attention avec un simple email d’invitation. Comme vous, vos collaborateurs sont sollicités de tous les côtés. Il vaudra donc mieux miser sur une invitation originale et/ou un teasing vidéo. La règle d’or est de donner envie !

Pensez à envoyer votre invitation suffisamment tôt – entre 2 et 3 mois à l’avance - pour que chacun puisse réserver la date. Définissez également un plan de relances grâce auquel on ne pourra pas vous dire « je n’ai pas vu passer l’info » ou « j’avais oublié ».

3. Dénichez un lieu atypique 🎪

Comme expliqué en introduction, une soirée de fin d’année est une occasion de s’évader. Nous vous déconseillons par conséquent de l’organiser dans vos locaux – aussi beaux qu’ils soient - ou même dans un lieu trop classique, sans âme. Partez plutôt à la recherche d’un lieu surprenant, de ceux qui mettent des étoiles dans les yeux !

Vous êtes en région parisienne ? Dans ce cas, UNEXPECTED vous a déjà mâché le travail. Découvrez :

• 8 lieux atypiques pour votre événement de fin d’année à Paris
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Pour des raisons pratiques et écologiques, réservez un lieu central, facilement accessible en transports. Mettez si besoin une navette en place.

4. Définissez une thématique 🎉

Il peut ici s’agir d’un thème de soirée (Christmas Party, Winter Party, Mille et une nuits, Fête foraine, Soirée Blanche…) ou d’un concept plus général lié aux valeurs de votre entreprise (l’humain, la transparence, la convivialité…).

Quoi qu’il en soit, faites en sorte de respecter votre thématique de A à Z. Celle-ci doit transparaître dans l’invitation, dans la scénographie, dans le lieu sélectionné, dans la tenue des invités et même dans celle du staff. Ne laissez rien au hasard !

5. Trouvez des animations originales 🎠

Celles-ci doivent être originales tout en étant dans la lignée de votre thématique. Proposez 2 ou 3 animations pour permettre à chacun d’y trouver son compte. Si certains apprécieront d’orner leur corps d’un tatouage éphémère, d’autres préféreront participer au blindtest tandis que d’autres encore s’amuseront comme des fous avec le simulateur de ski.

Les animations vous aideront à rythmer votre soirée : les gens ne doivent pas avoir le temps de s’ennuyer. De plus, les animations facilitent les échanges puisqu’elles sont des sujets de conversation tout trouvés.

6. Préparez un discours 💬

Il est essentiel de garder un temps pour un discours rapide de la direction. Ce discours a pour objectif de remercier les collaborateurs, de les valoriser afin de les engager sur l’année à venir. On évite les longs blabla : 15 minutes maximum avant de passer à la suite de la soirée, en lançant le cocktail ou en ouvrant la piste de danse par exemple.

Encore une fois, le but de la soirée annuelle est avant tout de profiter !

7. Engagez un excellent traiteur 👩‍🍳

Un bon traiteur se reconnaît notamment par l’originalité et la diversité de ses menus ainsi que par l’élégance de ses créations. La qualité et la fraîcheur des produits doivent aussi être sur le devant de la scène.

Lorsque l’on observe les plats de certains chefs, on comprend tout de suite mieux pourquoi on parle d’ « art culinaire ». D’ailleurs, certains vont même jusqu’à proposer un show cooking en préparant les plats en direct devant les yeux de vos invités.

N’hésitez pas à vérifier les références des traiteurs qui vous attirent ou à tout simplement regarder leur compte Instagram.

Pour allier qualité et responsabilité, consultez notre article vous présentant 6 traiteurs haut de gamme et éco-responsables.

8. Créez un moment Wow ✨

Qu’est-ce qui distingue une chouette soirée d’un événement mémorable ? Ce petit quelque chose en plus, cette étincelle que nous prenons plaisir à concevoir pour vous chez UNEXPECTED ! Grâce à elle, on parlera de votre événement sur le long terme. On se rappellera que c’est ici qu’on avait vu ça, et nulle part ailleurs.

Créez la surprise avec un spectacle animé par des danseurs, des trapézistes, des cracheurs de feu ou des mentalistes… Marquez les esprits en faisant tomber, pourquoi pas, de la neige artificielle… Si vos invités doivent se souvenir d’un moment, ce sera de celui-ci !

9. Engagez un super DJ 🎵

Une bonne soirée de fin d’année doit se terminer sur la piste de danse ! En plus de permettre au corps et à l’esprit de se libérer, la musique et la danse rassemblent. Ne perdez pas cette opportunité de resserrer les liens entre vos collaborateurs.

Idem que pour le traiteur : prenez le temps de jeter un œil aux références des DJ de votre choix et écoutez si possible des exemples de leurs compositions.

Si votre budget le permet, pourquoi ne pas faire appel à un DJ célèbre ?

10. Réalisez un suivi post event ✅

En étant sur place, vous saurez a priori placer le curseur de la réussite de votre événement. Voir vos invités danser, discuter et rire sont bien entendu de bons signes. Ils ne sont cependant pas suffisants pour saisir les subtiles nuances de leurs ressentis.

Créer des questionnaires est aujourd’hui très simple à l’aide d'outils comme Typeform ou SurveyMonkey. Pensez à aborder l’ensemble des aspects de la soirée au fil de vos questions (menu, ambiance, lieu, animations, etc.) et n’oubliez pas que c’est grâce à ces feedbacks que vous pourrez faire mieux l’année prochaine ! Plus vous aurez de retours, mieux vous serez préparé.

Bonus : faites appel à UNEXPECTED pour réussir votre soirée de fin d’année (sans rien faire ou presque) 🦸‍♀️

Vous vous en doutez, ces 10 conseils ne sont qu’un résumé de tout ce à quoi vous allez devoir penser…

Vous préférez avoir l’esprit plus léger et assurer dès maintenant le succès de votre soirée ? L’agence UNEXPECTED prend le relai en imaginant puis en mettant en place chaque détail de votre événement. Vous n’avez rien à faire, si ce n’est nous donner le feu vert !