Vous êtes aux derniers stades de l’organisation de votre événement et vous le savez déjà : ça va être GÉNIAL ! Mais même en y mettant tout votre cœur et même en organisant l’événement le plus dingue de l’année, vous n’êtes malheureusement pas à l’abri des no show… Les no show, c’est cette fâcheuse habitude que les gens ont à ne pas pointer le bout de leur nez le jour J, sans vous prévenir.

Ce qu’il faut que vous gardiez à l’esprit, c’est que les événements professionnels sont aujourd’hui de plus en plus nombreux et originaux, et que vos invités sont par conséquent de plus en plus sollicités. Si évincer totalement les no show s’apparente plutôt à un conte de fées, en réduire le nombre est une possibilité à votre portée !

Voici cinq actions à mettre en place pour minimiser les no show sur votre prochain évènement.

💌 Prévenez le plus tôt possible

Tout comme vous, vos invités ont besoin de s’organiser à l’avance ! Les emplois du temps de chacun s’étalent parfois sur plusieurs mois. Plus vous annoncerez tôt la date de votre événement, plus vous aurez de chances de réunir un maximum de monde. De votre côté, vous avez besoin de ce temps pour trouver le lieu parfait, choisir les animations, décider du menu, etc., sans vous stresser !

Attention cependant, il y a assez tôt et il y a TROP tôt. Parce qu’il est difficile de se projeter, les gens ont souvent du mal à confirmer leur présence à un événement dont la date est trop éloignée dans le temps. Ils ont en plus largement le temps d’oublier ou de changer d’avis. Nous vous conseillons de communiquer la date de votre évènement entre 2 et 3 mois à l'avance, plus pour les gros évènements annuels.

🖐 Relancez vos invités

Les relances sont votre meilleure alliée pour engager vos invités. Pour booster cet engagement, évitez les mails génériques et humanisez l’expérience avec une touche personnelle et/ou originale, en ajoutant par exemple le prénom de la personne et en suscitant sa curiosité sur ce qui est prévu. L'effet Teasing fonctionne toujours et peut même générer du bouche à oreille bénéfique à votre évènement. Bien évidemment, vous éviterez de tomber dans le harcèlement en faisant de trop nombreuses relances !

Nous vous conseille de faire des relances à minimum

• 2 à 4 semaines avant le jour J pour s'assurer que les agendas sont bookés
• 3 à 5 jours avant avec de nouvelles informations
• Le jour même ou à J-1 avec toutes les informations nécessaires

😍 Donnez envie en teasant l'évènement

Ceconseil est certainement le plus simple mais il est finalement le plus difficileà mettre en place. Vous voulez que tout le monde vienne à votre événement ?Ok, alors donnez-leur envie de venir !

Pour cela, vos invitations doivent faire office de teasing. Toute la subtilité repose dans le fait de réussir à piquer la curiosité de vos invités sans pour autant en dire trop. Quels sont selon vous les points forts de votre événement ? Il y a peut-être un thème excentrique ou insolite, une « guest star » ou une super animation ? Le lieu est particulièrement dingue ? N’hésitez pas à glisser une ou deux petites photos ! Soignez également la forme de votre invitation : un texte simple, facile à lire, aéré et qui regroupe toutes les informations pratiques.

Si vous voulez faire la différence, misez sur une invitation qui change de l’ordinaire et qui marquera les esprits. Lors des 20 ans d’un de nos clients sur le thème « Back to the 90’s » , nous avons envoyé à chaque invité une fausse pochette CD 90’S sur laquelle figurait un QR code qui permettait d’accéder à une invitation numérique. Le CD regroupait quelques classiques musicaux des années 90, pour donner envie avant même le jour J !

👍🏻 Facilitez les inscriptions ET les annulations

On vous l’a dit, vos invités n’ont pas de temps à perdre ! A l’instar d’un site internet efficient, vos invitations doivent être intuitives afin que chacun sache comment s’inscrire en quelques clics. Oubliez tout de suite l’idée du formulaire avec 50 questions pour valider l’inscription. A l’heure du numérique, vous n’avez que quelques secondes pour capter l’attention de l’utilisateur et la conserver.

C’est exactement la même idée pour ce qui concerne les annulations. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le fait de simplifier le processus d’annulation n’incite pas pour autant à le faire. Il s’agit simplement d’un facteur rassurant : « ok je m’inscris, mais je sais que si besoin, je peux annuler rapidement ».

Ne perdez pas de vue votre objectif : réduire les no show ! Cet ajout vous permet de garder le contrôle de votre événement puisque vous êtes au courant en temps réel du nombre d’invités présents.

🚀 Simplifiez l'accès à votre événement

Le lieu de l'évènement joue beaucoup sur la motivation de vos invités ! Trop loin ? La flemme ! Mal desservi ? Grosse grève ? Oups, comment fait-on ?
De manière générale, un lieu central et/ou facilement accessible attire toujours beaucoup plus de monde. Dans certains cas, quand le lieu n'est pas facile d'accès, vous devez envisager la mise en place d'une ou plusieurs navettes pour venir et repartir du lieu de réception. Si votre budget le permet, pour les évènements internes, vous pouvez également proposer à vos invités de prendre en charge leur Uber.

Pour conclure, s'il est utopique de penser que 100 % de vos invités seront présents le jour J, vous n'êtes pas non plus dépendant de leur bon vouloir. A vous d'agir pour maximiser le nombre de personnes présentes le jour : un lieu accessible, un système d'inscription bien foutu, des relances personnalisées et pertinentes, et surtout, un évènement qui apporte de la valeur à votre audience !