Vous savez pourquoi il est important d’organiser un événement client, et c’est déjà un très bon point. Reste à faire en sorte que cette soirée soit un succès ! C’est là que les choses se compliquent, que les questions se bousculent dans votre esprit. Quand envoyer les invitations ? Et de quelle façon ? Comment trouver LE lieu ? Quid du menu ? Des animations ?

Nous ne répondrons peut-être pas à toutes vos interrogations, mais vous aurez à la fin de cet article une idée beaucoup plus claire de ce qui fait la réussite d’une soirée client.

1. Définir son objectif

La question est à la fois simple et complexe : pourquoi souhaitez-vous organiser cette soirée client ? Est-ce pour générer du chiffre d'affaires ? Récupérer des leads ? Améliorer la satisfaction client ? Faire connaître un nouveau produit/service ? Plus votre objectif sera clair, mieux vous arriverez à mesurer le ROI de votre événement (nous en parlons en fin d'article !).

2. Soigner ses invitations

Vos clients sont sollicités de tous les côtés. Comme vous, ils reçoivent plein d’invitations. Étant donné qu’ils n’ont pas le don d’ubiquité, il faut leur donner envie de se rendre à votre événement à vous. Nous vous donnons trois conseils pour cela :

1. Les prévenir suffisamment tôt, c’est-à-dire au minimum deux mois avant.

2. Miser sur une invitation originale, pour avoir plus de chances de sortir du lot.

3. Définir un plan de relances personnalisées, réalisé par les commerciaux / le marketing et pouvant commencer deux semaines après l’envoi de l'invitation.

3. Trouver un lieu Wow

Le lieu sera l’âme de votre soirée. De lui naîtra une atmosphère, de lui découleront les possibilités d’aménagement et d’animations.

Chez UNEXPECTED, nous aurons toujours tendance à vous conseiller d'opter pour un lieu inattendu, de ceux qui en mettent plein les yeux. La raison est simple : un événement est une occasion de sortir du quotidien.

De plus, la surprise et l’émerveillement étant des émotions fortes, elles favorisent la mémorisation de l’instant présent. Il y a ainsi plus de chances pour que vos convives se souviennent de cette soirée pendant longtemps.

Cela étant dit, nous vous proposons de découvrir 10 lieux spectaculaires à privatiser à Paris !

4. Avoir un concept à votre image

Le concept de votre événement doit être le parfait reflet de votre image de marque. Chaque élément de scénographie est l'occasion de diffuser vos valeurs. Si la positivité et le dynamisme comptent parmi celles-ci, votre client doit le ressentir chaque fois que s'arrêtera son regard au cours de la soirée. Embarquez vos convives dans un univers unique, le vôtre !

5. Préparer un discours

Aujourd’hui encore le discours est un moment fédérateur sur lequel il serait dommage de faire l’impasse. Que ce soit pour annoncer une nouveauté en avant-première ou pour remercier vos clients et donc les valoriser, le plus important est que ce discours soit porteur d’une bonne dose d’optimisme.

Attention à ce que votre discours ne soit pas trop long et à ce que son contenu ne soit pas un topo commercial, sous peine d’ennuyer vos invités qui sont venus pour se détendre et s’amuser.

6. Engager un traiteur très quali

Saviez-vous que les Français sont les champions du temps passé à table entre tous les pays de l’OCDE ? Sachant que nous consacrons en moyenne 2 h 13 par jour à manger et à boire, inutile de vous dire pourquoi le choix de votre traiteur est primordial…

Conseils en vrac pour choisir un traiteur :

• Déterminez votre budget, car il existe des traiteurs à tous les prix. Vous serez ainsi réaliste et viserez des traiteurs dans votre budget ; D’ailleurs, avez-vous pensé à ces 7 coûts souvent oubliés dans le budget d’un événement ?
• Demandez une recommandation, à des collègues ou des proches ;
• Regardez les réalisations du traiteur, sur son site Internet ou sa page Instagram ;
• Privilégiez un traiteur qui sert des ingrédients de saison, donc frais et responsable ;
• Challengez les candidats sur l'offre personnalisée qu'ils sont capables de vous proposer. Cette créativité et flexibilité au niveau des menus garantit de répondre aux goûts et aux contraintes alimentaires (intolérances, allergies, végétariens) de chacun.

7. Créer un moment Wow

Pour que l’effet de surprise ne se dissipe pas au fil de la soirée, ponctuez celle-ci d’au moins un moment sensationnel. Ce temps fort peut être un show lumineux ou digital, un concert, un feu d’artifice, l’intervention d’un speaker connu… Si vous manquez d’idées, sachez que l’agence UNEXPECTED a plus d’un tour dans son sac ! Notre team donnera toutes les bonnes raisons à vos clients de parler encore de votre événement d’ici à cinq ans.

8. Inviter des collaborateurs clés

N’oubliez pas d’inviter certains de vos collaborateurs - vos commerciaux, vos responsables clientèle ou vos responsables projets par exemple - afin qu’ils échangent avec les clients et que tous apprennent à se connaître. Les emails et les appels, c’est pratique, mais rien de tel qu’un événement physique pour créer du lien !

9. Assurer un suivi post event

La soirée est terminée, vous vous dites que vous allez enfin profiter d’un repos bien mérité. Oui… et non ! Il faudra maintenant essayer d'évaluer les retombées de votre soirée. Malheureusement, il n'existe pas de formule magique pour mesurer le ROI d'un événement. Celle-ci dépend étroitement de l'objectif que vous vous êtes fixé en amont. Si votre objectif était par exemple d'améliorer la satisfaction client, vous pourriez lancer un sondage. Si vous vouliez générer des leads, regardez le nombre de prospects ajoutés à votre CRM. Quoi qu'il en soit, demandez du feedback à vos invités, ces retours vous permettront de faire encore mieux la prochaine fois !