Le budget, ce n'est pas vraiment votre truc. Et pour ne rien arranger, on sait que même un sens de l’organisation en béton ne suffit pas à se prémunir du cortège d’imprévus qui définissent l’événementiel. C’est ce que nous avaient confirmé les cheffes de projet événementiel UNEXPECTED, dans un article où elles vous dévoilaient les coulisses de leur métier.

S’il vous est impossible de le réduire à néant, vous pouvez minimiser le risque de mauvaises surprises concernant le budget prévisionnel de votre événement. Pour vous y aider, nous avons recensé les coûts que nos clients ont trop souvent tendance à négliger, voire à oublier.

1. La technique 💡

La technique comprend la lumière, le son, les structures… Ce coût varie en fonction de chaque lieu et des contraintes qui y sont associées. Il est très compliqué à estimer sans devis.

Par exemple, une prise de parole dans un lieu non équipé reviendra à au moins 3000 €. Ce prix inclut le montage d’une scène, une sonorisation adaptée à l’espace et au nombre de participants, un écran de diffusion, la régie technique, des techniciens…

Ces sommes ne sont pas négligeables : ne les laissez pas au hasard ! Renseignez-vous auprès du lieu sélectionné sur les équipements déjà existants, et sur le coût de ceux devant éventuellement être ajoutés.

2. Le temps de montage et de démontage 🎪

Partons sur l’idée que votre événement est une soirée, qui commence à 20 h et se termine à 2 h du matin. Elle durera donc 6 heures. Beaucoup font l’erreur de penser que cette durée est également celle pendant laquelle ils réserveront et paieront leur lieu. En réalité, la location du lieu doit inclure le temps de montage/démontage, ce qui peut facilement faire doubler la note !

Si votre événement demande 1 jour de montage et une demi-journée de démontage, ces heures supplémentaires seront elles-aussi facturées. Ainsi, même si l’événement en lui-même ne dure que 6 heures, ce sont bien 2 jours qui seront facturés par le lieu.

Il en va de même pour les prestataires qui seront sur place. N’oubliez pas que la plupart auront besoin de venir avant pour se préparer et qu'ils repartiront bien plus tard que vos invités, le temps de ranger.

3. Le staff 👨‍✈️

Aurez-vous besoin de...

• Une ou plusieurs hôtesses (environ 25 € / heure) pour assurer l’accueil et/ou le vestiaire de votre événement ?
• Un service de sécurité (forfaits autour de 250€ / 7h) 
• Un voiturier (environ 400 € / voiturier gérant 10 à 15 voitures) ?
• Un responsable de production (environ 50 € / heure) ?
• Un responsable logistique (environ 50 € / heure) ?

Listez toutes ces personnes qui contribueront, de près ou de loin, à la réussite de votre événement.

4. Les divers frais de production 💸

Ces frais de production sont tellement variés, que nous sommes à peu près certains que vous en aurez oublié quelques-uns dans votre budget prévisionnel. Par exemple, le prix :

• De l'hébergement
• De la location d’un camion
• Du stationnement (pour vos invités ; pour vous, le temps de récupérer ceci ou cela...)
• Du repas des prestataires
• De la logistique (billet d’avion ou de train, coursier, frais de stockage…)
• Du déplacement de la visite pré-événement
• D’un coursier
• De fournitures pour de petits travaux, comme une perceuse ou un cutter.

Nous vous conseillons de prévoir au moins quelques centaines d’euros, voire plusieurs milliers selon l’envergure de l’événement.

5. Les imprévus 🤯

Il y aura (presque) toujours des besoins de dernière minute : des commandes à passer en express, un supplément d’un prestataire pour une raison X ou Y, une casse ou un vol lors de l’événement, plus de participants que prévu… Il se peut que l’ambiance de l’événement vous incite à vous procurer des bouteilles de champagne en plus ou à demander à certains prestataires de faire une ou deux heures supplémentaires. Idem pour le lieu, qui pourra peut-être dans ce cas fermer ses portes un peu plus tard.

Ces imprévus représentent en moyenne entre 5 et 10 % du budget total : prenez-les en compte !

6. Les frais d’agence 🦸‍♀️

Si vous déléguez l’organisation de votre événement, l’expertise et la créativité de l’agence que vous aurez choisie seront en toute logique facturées. Sur le papier, un événement par une agence coûte plus cher. Ça, c’est la théorie…

7. Le temps d’organisation en interne ⌚

En pratique, le temps, c’est de l’argent. L’organisation d’un événement en interne est un coût indirect, puisque la ou les personnes en charge ne se consacreront pas à d’autres tâches au cours de cette période. Il faut en avoir conscience dès le départ.

Vous organisez vous-même votre événement ? Lisez attentivement notre checklist des 100 questions à se poser quand on prépare un événement d’entreprise !

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Un budget prévisionnel bien réalisé sera un budget beaucoup plus facile à respecter ! Cela fait partie des exercices auxquels l’équipe UNEXPECTED est amplement habituée. Alors, pourquoi ne pas vous reposer sur notre expertise et profiter comme vous le méritez de cet événement à venir ? Envoyez-nous votre brief dès maintenant afin de créer un événement aussi unique que votre entreprise !