Votre direction vient de vous confier l'organisation d'un évènement d'entreprise. Vous vous demandez si vous devez faire appel à une agence évènementielle ou si vous allez gérer ce projet en interne.

Que vous ayez déjà des compétences en organisation d'évènements ou non, confier son projet à une agence évènementielle a des avantages a bien des niveaux : gain de temps, respect du budget, créativité, expertise, accompagnement, etc. Ces agences sont expertes dans l'art de réunir tous les éléments qui rendent un événement vraiment inoubliable : du lieu à la restauration, de l'éclairage aux divertissements.

Dans cet article, nous vous montrons pourquoi vous avez tout intérêt à faire appel à une agence événementielle pour faire de votre prochain évènement une réussite.

Une agence évènementielle vous fait gagner du temps

Ceux qui ont déjà organisé des évènements le savent, créer un évènement sur-mesure prend du temps. Entre la recherche et les visites des lieux, le choix du traiteur, la gestion des invitations, le suivi des différents prestataires, la logistique, les contraintes techniques, la paperasse administrative, la scénographie, ou encore la production du jour J, vous vous apprêtez à passer entre plusieurs jours et plusieurs mois sur votre projet.

La bonne nouvelle, c'est que la plupart des agences évènementielles pourront vous accompagner de A à Z. De la définition du besoin à la production le jour J. En faisant appel à une agence événementielle, vous gagnerez ainsi du temps sur toutes les étapes de votre projet et sur la plupart des tâches opérationnelles.

Gardez à l'esprit que vous devrez toutefois rester disponible, ne serait-ce que pour définir vos besoins et rédiger votre brief, écouter les propositions de l'agence qui vous accompagne, puis pour prendre vos décisions en interne. Une agence évènementielle vous fera des recommandations personnalisées en fonction de votre projet, mais c'est toujours vous qui serez en charge de valider ou non ces propositions.

Une agence évènementielle vous fait profiter de son expérience

Organiser des évènements, c'est un métier. Dans l'évènementiel - comme dans n'importe quel métier - l'expérience acquise sur le terrain joue un rôle majeur dans la réussite de vos projets.

En vous appuyant sur une agence, vous profiterez de l'expérience acquise sur plusieurs centaines, voire milliers de projets réalisés. Chaque agence confiera votre évènement à un chef de projet professionnel (ou plusieurs selon la taille du projet) qui pourra vous faire bénéficier de tout son savoir-faire.

Faire appel à une agence événementielle c'est aussi s'assurer de ne pas faire des erreurs de débutant qui pourrait coûter cher le jour J. Lieu trop petit, cocktail qui manque de diversité, signalétique mal pensée, invités qui partent en milieu de soirée ... si ces sujets vous angoissent, nul doute qu'une agence pourra vous rassurer et vous faire profiter de son expérience.

Une agence évènementielle est créative

Un évènement réussi, c'est un évènement qui marque les esprits de ses participants. C'est un évènement dont parlent les gens avant, pendant, et après le jour J. C'est un évènement qui fait vivre des émotions et dont les gens se rappellent le plus longtemps possible. Et pour cela, il faut savoir être original et sortir des sentiers battus.

Ça tombe bien, la créativité, c'est le point fort des agences évènementielles. Créer de toute pièce des concepts qui sortent de l'ordinaire pour répondre à votre besoin représente leur quotidien. Quel que soit votre objectif, vous pouvez comptez sur ces agences pour imaginer des évènements exclusifs.

Une agence évènementielle vous aide à respecter votre budget

Savoir quel budget allouer à quel poste de dépense est l'un des principaux casse-têtes lorsque l'on se lance dans l'organisation d’événements. Selon le type d'évènement que vous organisez, la liste des dépenses peut être longue. Mieux vaut penser à l'ensemble des lignes dès le début pour éviter de voir la facture finale exploser.

Sur ce point, les agences événementielles pourront vous faire profiter de leur rigueur et de leur expérience pour respecter votre budget global. Si nécessaire, elles pourront également vous aider à définir le budget nécessaire pour répondre à votre demande.

Enfin, leur connaissance du secteur leur permet parfois de négocier pour vous des prix auprès de leurs partenaires. Votre budget est alors optimisé et vos objectifs atteints.

Une agence évènementielle vous apporte un regard extérieur

Ce n'est jamais évident d'être juge et partie, et l'évènementiel ne fait pas exception à la règle. Faire appel à une agence, c'est aussi solliciter un tiers de confiance qui pourra analyser votre besoin de façon objective, avec un regard extérieur.

Une agence événementielle vous apportera également une prestation de conseil, souvent stratégique. Grâce à son équipe expérimentée, elle vous aidera à faire les bons choix et vous accompagnera dans votre prise de décision.

Une agence évènementielle vous offre de la sérénité

Être organisateur d'un évènement signifie faire une croix sur l'évènement lui-même. En effet, orchestrer un évènement et en profiter le jour J est rarement compatible. En faisant appel à une agence évènementielle vous pourrez profiter pleinement de votre évènement, de ses animations et des participants.

C'est évidemment le cas le jour J, mais aussi tout au long du projet. Déléguer votre projet à une agence revient à lui donner les clés et à lui faire confiance. Dès lors, vous êtes en droit d'attendre de cette agence qu'elle vous libère d'une charge mentale conséquence. Délestez-vous du poids de l'organisation et de la réussite de votre évènement en sollicitant une agence de confiance.

Une agence évènementielle vous accompagne sur le long terme

Les six premiers points le prouvent, faire appel à une agence évènementielle pour réussir votre projet a de nombreux avantages. Et si vous avez trouvé une agence qui vous correspond, alors tous ces avantages pourraient même se décupler.

Avec le temps, une relation de confiance s'installera entre vous et votre agence. Vous connaîtrez mieux son fonctionnement et l'agence comprendra mieux vos besoins. La communication sera alors plus fluide et les propositions de l'agence plus ciblées. Au fil du temps, les projets seront de plus en plus rapides et votre collaboration de plus en plus efficace.

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UNEXPECTED est une agence évènementielle spécialisée dans la création d'évènements de célébration pour les marques et les entreprises.

Nous accompagnons des grands groupes, ETI, PME et Scale Up dans la conception et la production de soirées, cérémonies, inaugurations et autres lancements de produits et activations autour de leurs valeurs. Nous créons des évènements uniques avec des concepts forts en vous accompagnant durant toute la vie de votre projet.

Pour chaque projet, nous n'avons qu'un objectif en tête : créer des émotions et rendre vos évènements mémorables.

Pour en savoir plus : https://agence-unexpected.com/